Recomendaciones inmediatas que deberías aplicar en un portafolio de proyectos

Utilizar metodologías ágiles ayudan a gestionar el portafolio de proyectos. Esto se ve principalmente cuando existen un número de actividades incompletas y no se ve un ánimo claro en la organización por cerrarlas. La metodología ágil permite priorizar las actividades de cada proyecto en el portafolio enfocándose solo en aquellas que entregan valor inmediato al producto.

"Killing the pet project". Johanna se refiere a la necesidad de evaluar si los "proyectos mascotas" de diferentes managers están alineados o no con la estrategia de la empresa. Esto es clave, porque una de las razones de por qué las personas hacen multitasking es para cumplir con proyectos que no aparecen en el ranking oficial del portafolio, desordenando completamente la producción.

Financia los proyectos de manera incremental. He visto personalmente cómo actividades de prework como la compra de computadores y mobiliarios se colocan al principio del proyecto. La mejor estrategia es ir liberando el dinero a medida que se va requiriendo, esto va en sintonía con el flujo de caja del proyecto. Esta estrategia es más fácil implementarla en organizaciones ágiles por poseer un proceso de compras simplificado.

Commit/Kill/Transform. Esto es parte de nuestra filosofía de vida al interior de Octo Inc. No solo lo hacemos con la evaluación de proyectos sino, además, con las actividades que son candidatas para ingresar al backlog. El concepto de Commit/Kill/Transform se puede resumir fácilmente como la capacidad de colocar foco en lo más importante. Para nosotros es clave. Si no podemos comprometer a un desarrollador 100% en un proyecto, simplemente no lo postulamos.

Full Commitment. Este concepto es de peso y requiere disciplina para no caer en la dispersión profesional. Si bien, no es fácil de ejecutar por la presión interna de la organización (jefes, gerentes, dueños, directores y dioses), existe una forma de salir victorioso: "Priorizar el portafolio", pero en base a la estrategia de la organización. No hay mejor argumento para puntuar los proyectos según cuán alineados están a la estrategia de la organización. Cuando las bases de este ranking se definen usando la estrategia, no habrá misil que atraviese la barrera de la coherencia. Esta priorización será clave para defender los ataques constantes del portafolio: cambio de alcance, proyectos mascotas, entre otros.

Someone believes in Zero-Sum Games. El rol como project manager es identificar personas en el equipo que están jugando al juego de suma cero. Esto se refiere principalmente a personas que ganan la ejecución de proyectos en desmedro de otros. Uno en la organización gana, pero el otro pierde. En conclusión, suma cero el resultado. Personalmente encuentro peligrosas a estas personas porque priorizan su éxito profesional personal en vez del equipo y/o organización. Los defino como escaladores o manzanas podridas. Mis palabras pueden ser fuertes, pero el daño que producen es alto.

Medir productividad al equipo, no a los individuos y no comparar el indicador entre equipos. Yo mismo he caído en la tentación de comparar el performance de equipos de desarrollo que trabajan en proyectos independientes y en paralelo. Grave error. Como recomendación, jamás midan productividad de una persona en un equipo. Se mide por equipo. Y no caigan en la tentación de comparar el indicador entre equipos porque la naturaleza de éstos es distinta. Cabe recordar en Warburton & Kanabar, 2018, que los proyectos son una mezcla entre ciencia y arte, por lo que su comparación es muy difícil, incluso cuando sean proyectos que comparten mismas variables como cliente, equipo, budget, entre otros. Es imposible compararlos.

Midiendo los obstáculos que impiden el avance del equipo. La intervención de Adams, Means & Spivey, 2007 sobre el rol de un project manager como facilitador es clave. En metodologías ágiles se destaca mucho el rol de product owner, pero ¿qué hace el project manager entonces?. En Octo Inc., nos enfocamos que el project manager cumpla el rol de "Constraints Killer". Esto es clave para que el proyecto no se nos desvíe. El gestionar los proyectos pensando siempre que uno debe estar eliminando restricciones es la base para sistemas lean como Last Planner System, entre otros.

Don't use the ROI to rank. Creo que todos podemos acordar lo mismo. Nadie puede leer el futuro bien, por lo que crear un indicador que mide el retorno a la inversión usando flujos financieros proyectados es en verdad un chiste. Esto mismo sucede cuando inversionistas le piden a un Startup sobre sus flujos futuros. What? Bueno, en Chile aún sucede. Trabajo en uno.

Never rank alone. Durante el año 2015 estuve muy involucrado trabajando en Last Planner System junto al Project Production Systems Laboratory de la Universidad de California, Berkeley y Enel Chile. Conocí bastante sobre Last Planner System y el famoso "Lean Thinking". Este sistema junto con Scrum, comparten varios aspectos (Daily Huddle para LPS y Daily Standup para Scrum). Uno de ellos, es hacer parte al equipo de producción para definir las actividades. Cuando quieras priorizar el portafolio, no lo haqas solo, busca apoyo en las unidades estratégicas de tu negocio y comparte tus ideas con el equipo.